O serviço de reprografia no CCHLA é realizado por empresa privada, contratada pela Pró-Reitoria de Administração, segundo as normas legais, e supervisionado pela Assessoria Administrativa do Centro.
A empresa contratada realiza serviços previamente solicitados e devidamente autorizados.
A autorização é feita pela Diretoria do Centro, Chefia de Departamento, Diretoria do SEPA, Coordenação de Cursos de Graduação e de Pós-graduação ou por servidores vinculados a estes setores, devidamente designados pelos primeiros, através de cadastro.
O cadastro a que se refere o item 3 deverá conter o nome dos diretores, chefes, coordenadores e servidores designados, com as respectivas assinaturas. Uma cópia do cadastro deverá ser mantida na Diretoria do Centro, no Setor de Execução Orçamentária, responsável pela conferência e pagamento do serviço, e uma na Central de Cópias.
A solicitação do serviço de reprografia será feita pelas unidades solicitantes, à Central de Cópias da empresa contratada, em formulário próprio em duas vias. Neste formulário serão especificados: a unidade solicitante, a data de solicitação, o material a ser reproduzido, o número de folhas, o número de cópias e o número total de cópias. O número total de cópias deve ser especificado em forma numérica e por extenso. A primeira via da solicitação será enviada para a Central de Cópias e a segunda permanecerá no setor emitente para controle.
A solicitação deverá conter a assinatura do emitente, o carimbo ou a matrícula do servidor.
Ao final de cada mês a empresa enviará para o Setor de Execução Orçamentária (SEO) do CCHLA, as primeiras vias das requisições e as quantidades de cópias atendidas, por cada setor, no período.
O SEO é responsável pela conferência da quantidade de cópias produzidas e da assinatura dos solicitantes.
Após a conferência, o SEO, não detectando problemas no processo, remeterá à empresa contratada os quantitativos confirmados, para a emissão do faturamento. Quando o SEO detectar problemas por parte das unidades solicitantes ou da empresa, convocará o respectivo responsável para nova conferência.
Após a confirmação dos quantitativos a empresa enviará a fatura para a Seção de Contratos do Departamento de Contabilidade e Finanças, da Pró-Reitoria de Administração, para conferência de dados contratuais. O responsável pela Seção emite o parecer, compõe o processo e o encaminha para o SEO/CCHLA, para providenciar o pagamento.

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