-
O serviço de reprografia no CCHLA é realizado
por empresa privada, contratada pela Pró-Reitoria de Administração,
segundo as normas legais, e supervisionado pela Assessoria Administrativa
do Centro.
-
A empresa contratada realiza serviços previamente
solicitados e devidamente autorizados.
-
A autorização é feita pela Diretoria
do Centro, Chefia de Departamento, Diretoria do SEPA, Coordenação
de Cursos de Graduação e de Pós-graduação
ou por servidores vinculados a estes setores, devidamente designados pelos
primeiros, através de cadastro.
-
O cadastro a que se refere o item 3 deverá conter
o nome dos diretores, chefes, coordenadores e servidores designados, com
as respectivas assinaturas. Uma cópia do cadastro deverá ser
mantida na Diretoria do Centro, no Setor de Execução Orçamentária,
responsável pela conferência e pagamento do serviço,
e uma na Central de Cópias.
-
A solicitação do serviço de reprografia
será feita pelas unidades solicitantes, à Central de Cópias
da empresa contratada, em formulário próprio em duas vias.
Neste formulário serão especificados: a unidade solicitante,
a data de solicitação, o material a ser reproduzido, o número
de folhas, o número de cópias e o número total de cópias.
O número total de cópias deve ser especificado em forma numérica
e por extenso. A primeira via da solicitação será enviada
para a Central de Cópias e a segunda permanecerá no setor
emitente para controle.
-
A solicitação deverá conter a assinatura
do emitente, o carimbo ou a matrícula do servidor.
-
Ao final de cada mês a empresa enviará para
o Setor de Execução Orçamentária (SEO) do CCHLA,
as primeiras vias das requisições e as quantidades de cópias
atendidas, por cada setor, no período.
-
O SEO é responsável pela conferência
da quantidade de cópias produzidas e da assinatura dos solicitantes.
-
Após a conferência, o SEO, não detectando
problemas no processo, remeterá à empresa contratada os quantitativos
confirmados, para a emissão do faturamento. Quando o SEO detectar
problemas por parte das unidades solicitantes ou da empresa, convocará o
respectivo responsável para nova conferência.
-
Após a confirmação dos quantitativos
a empresa enviará a fatura para a Seção de Contratos
do Departamento de Contabilidade e Finanças, da Pró-Reitoria
de Administração, para conferência de dados contratuais.
O responsável pela Seção emite o parecer, compõe
o processo e o encaminha para o SEO/CCHLA, para providenciar o pagamento.